Domaine d'empoi: Adjointe administrative Transport en commun à proximité: Oui

Site Medplan Communications Inc

Adresse de l'entreprise:

2077 rue Cabot
Montreal, Quebec
H4E 1E2

Tél.: 5147676166

Le ou l’ adjoint(e) administratif(ve) sera responsable de la coordination et de l’exécution des aspects administratifs de différents projets de communication et d’éducation médicale continue pour nos clients, des compagnies pharmaceutiques multinationales.

Responsabilités 

Gestion administrative et organisation de l’entreprise au quotidien :

•       Maintien du bon fonctionnement et apprence des salles de réunion et des locaux de façon général (ménage, achats, etc.)

•       Responsable du bon fonctionnement de la réception, système téléphonique et système d’alarme

•       Supervise la réceptionniste dans les tâches quotidiennes

•       Assurer une expérience client hors pair

•       Équipements de travail (ordinateur, cellulaire, etc.)

•       Gestion des événements de l’agence; party de Noël, événements spéciaux en collaboration avec le comité social

•     Etc.

 

Projet

•   Suivre un processus rigoureux pour l’implantation des projet en collaboration avec différentes organisations médicales

•       Préparer et personnaliser les documents nécessaires aux différentes événements (formulaires d’honoraires et de dépenses, contrats, etc.). Assurer un soucis du détail sans faille.

•       Prendre en charge les communications et suivis avec les clients en assurant un service à la clientèle impeccable (suivis téléphoniques, courriels, fax, etc.)

•       Développer et assurer le contrôle et l’exactitude des listes en y faisant la mise à jour au quotidien

•       Effectuer des recherches variées pour compléter des documents

•       Coordonner certains aspects logistiques des réunions

•       Assurer le lien et les suivis auprès de divers intervenants externes tels que les hotels et restaurants

•       Effectuer des demandes au service des finances pour la préparation des chèques et la vérification des chèques

•       Assurer une veille budgétaire

•       Pourrait aussi être appelé à soutenir le service client dans différentes tâches (développer des formulaires d’évaluations et effectuer la compilation des données)

 

Soutien au groupe Exécutif

·          Soutenir l’executif dans différentes tâches administratives

·          Pourrait être appelé à offrir un soutien au niveau administratif des Ressources Humaines (complétion de contrats de nouveaux employés, lettre de quittance, etc.)

·          D’autres tâches administratives pourraient être ajoutées pour assurer un soutien au comité executif.

Les candidats au poste devront être très à l’aise avec le public et pouvoir soutenir avec efficacité plusieurs tâches diverses en même temps. La personne devra avoir un excellent sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités. Elle devra être efficace, flexible, responsable, débrouillarde, professionnelle et apte à travailler en équipe. Le sens de l’initiative et le souci du détail sont aussi des qualités recherchées et très importantes. Le poste demande une constante interaction avec les médecins de toutes spécialités et clients de l’industrie pharmaceutique. Une expérience dans le milieu pharmaceutique ou autre domaine de la santé constitue un atout pour le ou la postulant(e).

Compétences requises:

Exigences :
• DEP en secrétariat, DEC ou Certificat en communication/administration/marketing
• 5 ans + d'expérience pertinente
• Bilinguisme parfait (oral et écrit) dans le milieu des affaires
• Excellente connaissance des logiciels tels que Excel, Word, Outlook, PowerPoint.
• Grande expérience dans la domaine administration/serétariat/gestion de bureau
• Souci du détail et de l’exactitude - essentiel
• Capacité de gérer de nombreux projets à la fois de façon autonome
• Souci aigu du service auprès de la clientèle
• Prends plaisir à s’assurer du bien être des collègues et de la bonne fonctionnalité opérationnelle du bureau

Atouts :
• Expérience dans le milieu pharmaceutique, ou autre domaine de la santé
• Connaissance du logiciel comptable QuickBooks

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à jbrown@medplan.ca