Domaine d'empoi: Adjointe administrative Transport en commun à proximité: Oui

Protekna Services Techniques

Résolument tourné vers l'avenir

Adresse de l'entreprise:

1941, route de Windsor
Sherbrooke (Québec) J1C 0E9

Courriel de l'enptreprise: info@protekna.ca
Tél.: 819-416-0151

Chez Protekna Services Techniques inc., l’adjointe administrative tient un rôle central dans la réception, la gestion et la coordination d’une multitude de données entre tous les départements actuellement en place et en voie de développement. Elle collabore étroitement avec la directrice administrative, qualité et performance à une gestion administrative proactive orientée vers l’amélioration continue. Bref, elle détient un rôle capital dans la diffusion de l’information entre tous les intervenants afin d’assurer le maintien d’un lien fort entre chaque équipe de travail.

Protekna Services Techniques inc. étant une jeune entreprise en constante croissance depuis sa création, l’adjointe administrative devra s’adapter à de fréquents changements au sein de l’organisation. Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

Volet administration générale

  • Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
  • Participe à la gestion des projets
  • Collabore à la préparation et à la rédaction des offres de services
  • Prépare, révise et met en forme, les rapports, la correspondance et autres documents connexes
  • Suivi des projets en cours et création des projets dans le système OroTimeSheet<
  • Gère le système de classement des documents
  • Procède à la préparation de la facturation requise en lien avec les différentes offres de services
  • Transmet aux différents chargés de projet/directeur les données requises pour l’approbation des factures
  • Tient à jour les registres au niveau de la facturation des essais
  • Contribue à la mise en place et à l’amélioration des divers systèmes/processus administratifs
  • Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l’interne
  • Assure la réception, accueille les visiteurs afin de déterminer le but de leur visite et de les diriger vers le bon endroit ou la personne compétente
  • Fournit une assistance technique aux membres de l’équipe
  • Maintient un système de classement des documents (manuels et informatisés)
  • Participe à la gestion du système qualité ISO-9001
  • Organise, s’il y a lieu, les réunions et rédige les comptes-rendus
  • Gère les systèmes de télécommunication (téléphones + site web)
  • S’assure de la disponibilité des fournitures et des formulaires utilisés par le bureau
  • Accomplit toute autre tâche connexe.

Volet comptabilité

Comptes fournisseurs

  • Codifie et saisie les factures/fournisseurs dans le système de comptabilité
  • Valide la conformité des factures fournisseurs selon les autorisations d’achats
  • Classer les factures
  • Prépare les chèques pour paiement aux fournisseurs

Comptes clients

  • Saisi l’entrée des chèques au système comptable
  • Saisi les factures/clients dans le système de comptabilité
  • Prépare les dépôts bancaires
  • Suivi des comptes à recevoir des clients (état de compte et appel des clients)

Paie

  • Éventuellement

 

 

 

 

Compétences requises:

• Word avancé
• Excel avancé
• Connaissance d’un logiciel comptable un atout
• Grandes aptitudes pour le service à la clientèle, diplomatie
• Débrouillardise, capacité à travailler de façon autonome et bon jugement; Grande aptitude à travailler en équipe; Esprit d’initiative et sens de l’organisation
• Minutie et rigueur
• Capacité à travailler sous pression, à respecter les échéanciers et à gérer les priorités
• Excellente connaissance du français

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à info@protekna.ca

Date de clôture des candidatures: 2017-11-24