Domaine d'empoi: Adjointe administrative Transport en commun à proximité: Oui

Condominium Le Belmont

Adresse de l'entreprise:

2333 Sherbrooke Ouest,
Montreal, QC H3T 2T6

Courriel de l'enptreprise: belmontservice2333@gmail.com
Tél.: 514-939-3333

Adjointe administrative – Belmont

Description de poste

L’adjoint(e) administratif fournit un soutien administratif et relève du Directeur du Belmont dans le but de soutenir les opérations efficientes du Belmont.  Cette personne réalise des tâches diverses en communications, organisation et autres.  Elle gère des informations confidentielles et des activités assujetties à des contraintes de temps.

Cette personne doit être bilingue (français/anglais) et avoir les habilités de communication tant en personne qu’électronique.  La capacité d’utiliser son jugement et ses expériences est requis.

Responsabilités

·        Prendre les appels téléphoniques, répondre aux courriels de copropriétaires et autres

·        Organiser et céduler les rencontres et rendez-vous du directeurs

·        Maintenir la liste de contacts des fournisseurs, des entrepreneurs et des directeurs

·        Produire et distribuer la correspondance

·        Assister dans la préparation de rapports

·        Conserver des dossiers en filières (papier et électronique)

·        Répondre aux questions et demandes

·        Traduire des communications

·        S’assurer que les équipements de bureau fonctionnent

·        Maintenir un inventaire des fournitures et commander au besoin

·        Donner un soutien administratif tel que numériser, entrée de donnée, copier et autres

·        Réserver des salles, taxis, courriers, etc.

·        Prendre des minutes de rencontre, au besoin

·        Recevoir des visiteurs du Belmont

·        Soutenir les membres du conseil, au besoin

 

Attentes

·         Expérience comme adjoint administrative et/ou gestion administrative

·         Gestion du temps, habilité à faire différentes tâches en parallèle, gestion des priorités

·         Attention au détail et gérer des situations problématiques

·         Excellente communication écrite et orale en Français et anglais

·         Excellent utilisateur de la suite MS Office

·         Expérience dans la copropriété ou gestion locative serait un atout

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Administrative Assistant BELMONT

Job Description:

Administrative Assistant duties and responsibilities include providing administrative support to ensure efficient operation of the Belmont, supports and reports to the Belmont Manager through a variety of tasks related to organization and bilingual communication. This person is responsible for confidential and time sensitive material and must have the ability to effectively communicate via phone and email. Uses experience and judgment to accomplish goals. Reports

Responsibilities:

·         Answer phone calls, E mails as needed, from co-owners or others

·         Organize and schedule meetings and appointments for manager

·         Maintain contact lists of suppliers, contractors and co-owners

·         Produce and distribute correspondence memos, letters, faxes and forms

·         Assist in the preparation of regularly scheduled reports

·         Develop and maintain a filing system (paper and computer)

·         Provide information by answering questions and requests

·         Translate communications

·         Ensure efficient operation of office

·         Carry out administrative duties such as filing, typing, copying, binding, scanning etc.

·         Book conference calls, rooms, taxis, couriers, etc.

·         Take minutes of meeting, if required

·         Greet and assist visitors to the office

·         Support Board members, when required

 

Requirements:

·         Excellent written and verbal communication skills in French and English

·         Proven admin or assistant experience

·         Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work

·         Attention to detail and problem-solving skills

·         Proficient in MS Office

·         Experience in the field or in a related area

Compétences requises:

Francais et Anglais oral et écrit. Parfaitement bilingue.

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à belmontservice2333@gmail.com

Date de clôture des candidatures: 2019/07/26